Como Organizar Um Evento Com Boa Estrutura

Quer Saber Como Estruturar Um Evento Com Boa Estrutura, Recursos Limitados e Agilidade? Leia o Artigo Abaixo e Não Passe Mais Aperto ao Organizar Eventos Pessoais ou na Sua Empresa

Muitas vezes somos pegos de surpresa para realizar tarefas que não fazem parte do nosso dia a dia. Aí ficamos perdidos e sem saber o que fazer. Geralmente é o que acontece quando temos que organizar um pequeno evento.

Seja um happy hour para um cliente importante, o aniversário de um filho ou parente próximo ou até mesmo ajudar a organizar a festa de fim de ano da empresa. São situações que já aconteceram com a maioria das pessoas, muitas vezes surgiram inesperadamente.

Foi justamente por isso que escrevemos esse artigo: para facilitar a sua vida na hora de estruturar um pequeno evento, seja ele qual for. Reunimos algumas dicas preciosas para lhe ajudar a montar seu evento com pouco investimento, praticidade e rapidez e, o mais importante, para que não falte nada e seja sucesso de público e de crítica.

Espaço Onde Será Realizado o Evento

Você não precisa alugar um grande salão de festas para organizar um evento bem estruturado. O mais importante é contar com um espaço que acomode o público com conforto e seja bem localizado, com fácil acesso para os convidados.

É de extrema importância que o local esteja muito limpo, iluminado e arejado, de forma a ajudar a deixar o clima agradável e ameno, para colaborar na ambientação das pessoas.

Decoração do Ambiente

A decoração é um dos pontos mais importantes sobre como organizar um evento. Afinal, mesmo que você não consiga locar o espaço ideal, com alguns toques é possível transformar o ambiente. Se o piso, por exemplo, está gasto ou não combina com o tema do evento, vale investir em lonas e carpetes.

Esse raciocínio também se aplica aos demais itens que fazem a espinha dorsal do evento, como enfeites das mesas, flores, forros de mesas, roupas dos garçons,

Neste caso, mais do que importante, é necessário colocar a criatividade em prática e investir em materiais de baixo custo, pensando em como pode utilizar aquilo que você já possui em casa ou na empresa. Assim, reduz custos e aproveita materiais que muitas vezes estão guardados e subutilizados. Aqui nada se perde ou se desperdiça!

Espaços abertos podem se tornar muito mais confortáveis com tendas, que protegerão os convidados do sol ou da chuva. Se necessário, alugue mesas e cadeiras e invista em uma iluminação que valorize o ambiente.

Dependendo do tipo do evento, apenas essas providências já serão o suficiente para tornar o espaço muito mais atrativo.

Música e Acústica do Evento

Aqui, mais ainda, é importante ter em mente o perfil do evento, pois tudo deve estar contextualizado, ter unidade e fazer sentido. Imagine uma festa de 15 anos em que esteja tocando somente música clássica e todo o staff e profissionais  do evento estejam com roupas coloridas. Nada combinando com nada, não é mesmo? Em relação à música esse aspecto é fundamental.

Então conheça bem o seu público e adeque a música ao gosto dele.

Se o seu evento é um show, nem é preciso dizer o quanto a boa acústica do local é importante, não é mesmo? Então, procure conhecer o lugar e, se possível, assista a um show no espaço que pretende locar. Além disso, no grande dia, a banda deve chegar cedo para testar todos os equipamentos.

Em festas, bailes e outros eventos, também é importante garantir que a acústica do ambiente seja agradável. Seja DJ ou banda, é preciso garantir que a música estará em um volume adequado, alto o suficiente para que as pessoas possam dançar e se divertir, mas não ao ponto de causar incômodo e impedi-las de conversar e interagir entre elas.

Comes e bebes

Este é o item em que é preciso ter sensibilidade, pois faz a diferença servir comidas e bebidas de qualidade porém sem exagerar para não gerar custos muito elevados e nem tirar o foco do acontecimento principal da noite – se seu evento for um lançamento de um produto, uma exposição ou uma simples confraternização. Caso seja uma festa noturna a demanda é maior. Por causa desse tipo de decisão é importante nunca perder de vista o perfil e contexto do acontecimento.

Se você pretende contratar um serviço de buffet para o evento, é muito importante confirmar a presença dos convidados para não encomendar mais ou menos comida do que o necessário. Certifique-se de estar contratando profissionais confiáveis e que prestarão um bom serviço.

Se deseja saber como organizar um evento em um bar ou restaurante, onde os convidados fazem seus pedidos e pagam pelo que consomem, procure conhecer os serviços, a faixa de preços e como funciona o atendimento (comandas, pedidos nas mesas etc.).

Organização do Seu Evento

Planejar e mapear o evento com o máximo de detalhes possível com a devida antecedência e estar preparado inclusive para situações imprevistas faz parte do sucesso que será seu acontecimento. Então, se você conseguir reunir uma pequena equipe e dividir tarefas e execuções irá te ajudar e facilitar sua vida.

Uma boa equipe, mesmo que com poucos funcionários, pode fazer toda a diferença na organização do evento e contribuir muito para que tudo saia como o planejado.

Um exemplo de trabalho em equipe: alguns eventos, como shows e peças de teatro, possuem lugares numerados. Por isso, é importante que a organização conte com recepcionistas para receber o público e indicar os lugares corretos, bem como esclarecer qualquer dúvida que as pessoas possam ter quando chegarem ao local.

Segurança é Fundamental em Qualquer Evento

Mesmo eventos pequenos precisam de atenção especial com a segurança. Afinal, são pessoas reunidas em um único local, que deve estar preparado para qualquer tipo de emergência.

Se o evento for em um local fechado, como em um bar ou um restaurante, verifique se as saídas de incêndio estão bem sinalizadas e se existem portas antipânico. Também é muito importante contar com a presença de seguranças bem treinados nas entradas e saídas do local, além de profissionais que façam cumprir as leis e regras do ambiente. Uma tarefa básica de segurança para qualquer evento é impedir o consumo de álcool por menores de 18 anos ou que as pessoas fumem em espaços fechados.

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