O Que Não Pode Faltar nas Organizações de Grandes Eventos

Listamos os 06 Principais Aspectos que Você Deve Se Atentar ao Realizar Um Evento de Grande Porte

Organizar eventos de grande porte é um desafio que requer muita organização, planejamento e criatividade. Todos os aspectos e detalhes envolvidos necessitam de foco e atenção e, caso não haja um mapeamento das tarefas a ser executadas e uma gestão eficiente com as diversas partes envolvidas na execução, seu evento pode não sair como desejado.

Seja uma festa, um congresso, uma apresentação corporativa ou até mesmo um show musical, por exemplo, é preciso se atentar ao perfil daquilo que será montado e como será feito. Dependendo do tamanho do evento, as variáveis podem ser intermináveis.

Para quem não se organiza, é fácil se perder em meio a estruturas, convites, decoração, comidas, negociações de prazos e entregas com fornecedores e tantos outros processos. Por isso a organização de eventos requer um planejamento muito bem feito, que envolva cada uma das etapas e englobe todos os itens necessários e assim minimize ao máximo o risco de problemas e imprevistos.

Mas como então se estrutura a execução de um grande evento? Listamos abaixo os principais pontos para você se basear na hora de preparar seu acontecimento de grandes proporções e dessa forma encantar e marcar a memória de todo o público e de seus convidados.

1. Conheça e Defina o Perfil do Evento

O primeiro passo é entender que tipo de evento será realizado e qual a visão e ambientação esperadas para a ocasião. Liste o local, a duração, o número de pessoas que vai estar presente, qual o tipo (casamento, evento corporativo, festa, entre outros) e o estilo desejado (moderno, clássico, informal etc.).

Nessa hora, é fundamental obter o máximo de informações, mapear os principais aspectos que você não quer que falte no evento e detalhar esses pontos o melhor possível, para aí iniciar o planejamento.

2. Faça Um Check List e Depois Uma Segunda Conferência

A próxima etapa da organização de eventos é fazer uma lista de tudo que será necessário e fundamental, conforme as definições do tópico anterior. É importante seguir o script para que a execução saia o mais alinhado possível com o previamente desenhado.

Tente ser específico na descrição dos itens e divida seu check list em categorias, como: estrutura, materiais, recursos humanos, alimentação, entre outras.

Depois de ter a lista definida em mãos, faça uma segunda checagem para se certificar que aspectos importantes do seu evento não ficaram de fora.

3. Negociações Com Fornecedores

Depois de listar tudo o que precisa, entre em contato com os fornecedores para realização dos orçamentos e estabelecimento de prazos. Essa etapa é indicado que se faça com a maior antecedência possível, a fim de poder procurar os melhores preços e prazos, além de combinar os detalhes com bastante folga. Eventos grandes, em geral, precisam de grandes fornecimentos em quantidades e o fornecedor precisará de um prazo adequado para poder atender suas necessidades.

4. Estrutura do Evento

A estrutura é um capítulo à parte em eventos de grande porte. Seja pelo número de participantes ou pela duração do evento, normalmente é necessário providenciar uma boa estrutura para acomodar os participantes.

Disposição de cadeiras e mesas, posicionamento do palco, iluminação e visão do público são fatores que irão influenciar na montagem da estrutura.

Se o evento for em um espaço aberto, a necessidade da instalação de um piso para cobrir o gramado deve ser avaliada no início, pois é um item que influenciará a montagem das outras estruturas envolvidas, como palco, coberturas, assentos e telão.

Caso seja realizado em um local coberto, certifique-se inicialmente de estar adequado à quantidade de pessoas que vai participar do evento e como será o fluxo de entrada e saída no espaço.

5. Mão de Obra Para Atender às Diversas Necessidades do Evento

Outro ponto crítico na organização de eventos é a mão de obra. Normalmente, são necessárias várias pessoas para realizar tarefas simultâneas, para que tudo fique pronto no prazo correto.

As empresas de montagem geralmente possuem pessoal treinado para realizar estas tarefas, mas a supervisão das atividades deve ser realizada de perto pelo organizador. Além disso, tarefas de organização e ajustes de detalhes devem ser acompanhadas a todo o instante.

Verifique se a equipe envolvida no evento possui pessoal suficiente para realizar todas as atividades necessárias e se será necessário equipel adicional para finalização de tudo dentro do tempo previsto.

Verifique também times para trabalhar durante o evento, como garçons, serventes e recepcionistas. É importante que tudo isso seja feito num prazo adequado e as equipes contratadas com a devida antecedência.

6. Tenha Jogo de Cintura e Esteja Preparado Para Imprevistos

Imprevistos acontecem e, quanto maior o evento, maior é o número de variáveis envolvidas. Então identifique os pontos mais críticos – buffet, staff, gerador de energia, seguranças, manobristas – itens básicos e obrigatórios em qualquer evento de grande porte e certifique-se que estão todos a postos. São pontos de atenção que realmente podem arruinar o evento e por isso é importante que você tenha um plano de contingência.

Se algo fora destes itens sair do controle, mantenha a calma e tente resolver da melhor forma possível colocando em prática o plano desenhado. O importante é ter a cabeça fria, estar preparado e manter o bom humor.

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